Gli Archivi di Stato sono organi periferici del Ministero della Cultura (MiC). Hanno sede in ogni capoluogo di provincia con il compito di: conservare a seguito di versamento (consegna obbligatoria all’archivio di Stato) gli archivi prodotti dagli organi e dagli uffici degli Stati preunitari; la documentazione relativa agli affari esauriti da oltre quarant’anni prodotta dagli organi giudiziari e amministrativi statali; gli archivi dei notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio; gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti; conservare gli archivi ricevuti da enti pubblici a seguito di comodato o deposito, o da privati a seguito di comodato, deposito, donazione o acquisto; rendere consultabili gli archivi.
Gli Archivi di Stato sono dotati di autonomia tecnico scientifica e svolgono funzioni di tutela, conservazione e valorizzazione del patrimonio archivistico in loro consegna, assicurandone la pubblica fruizione.
L’Archivio di Stato di Frosinone conserva il patrimonio documentario, formato dagli archivi pre-unitari; dai documenti d’interesse storico, destinati a conservazione permanente, versati dagli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, trent’anni dopo l’esaurimento degli affari, o nel caso delle liste di estrazione e di leva, settant’anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono o ancora, nel caso di rogiti notarili, cento anni dopo la fine dell’attività del notaio. L’Istituto conserva anche gli atti di uffici statali soppressi o di enti pubblici estinti, e, solo temporaneamente, gli archivi e la documentazione di enti pubblici, tramite deposito temporaneo. Infine archivi privati donati, depositati temporaneamente tramite comodato o acquistati allo Stato. Inoltre l’Istituto svolge effettua attività di prevenzione, manutenzione e restauro, nonché la redazione di strumenti di ricerca del patrimonio documentario finalizzati alla fruizione da parte dei ricercatori.
L’Archivio di Stato di Frosinone svolge inoltre l’attività di sorveglianza sugli uffici statali che verseranno la propria documentazione, grazie all’attività delle Commissioni di sorveglianza e scarto ai sensi del D.P.R. 37/2001. Esse si riuniscono periodicamente per vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, definire i criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, proporre alla Direzione generale per gli archivi gli scarti, predisporre i versamenti, identificare atti di natura riservata.
