È consentita la riproduzione dei documenti archivistici liberamente consultabili sia con mezzi propri sia a cura dell'Istituto utilizzando i servizi dell'Ufficio riproduzioni. Lo stato di conservazione dei documenti, il formato, la presenza di riproduzioni digitali già effettuate dall’Istituto per i materiali esclusi dalla consultazione ed altri motivi da rendere noti al richiedente, possono essere causa del mancato permesso alla loro riproduzione.
Non si effettuano fotocopie di materiale archivistico e bibliografico. Le stampe sono previste unicamente in caso di richiesta di copia conforme all’originale per finalità amministrative.
Ai fini della tutela del patrimonio archivistico, non si eseguono riproduzioni con modalità che comportino il contatto diretto con il bene in caso di pergamene, carte topografiche e disegni che superino la dimensione di un foglio A3, e in caso di documenti rilegati in volume, facilmente deteriorabili o in cattivo stato di conservazione.
È soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche complete e parti sostanziali di serie d’archivio, ai sensi dell’art. 88 del R.D. 1163/1911.
L’unità archivistica minima, il fascicolo, si potrà riprodurre integralmente solo in specifici casi, che verranno valutati di volta in volta dal Funzionario di sala/Direzione in base alla finalità per cui si richiede la riproduzione integrale dell’unità archivistica.
E’ libera, mediante compilazione dell’apposita dichiarazione di cui alla circolare n. 33/2017 della Direzione Generale Archivi, la riproduzione diretta da parte degli utenti dei beni archivistici e di quelli bibliografici concessi in consultazione in Sala studio svolta senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale. La riproduzione deve essere attuata esclusivamente nel rispetto della normativa vigente sul diritto d’autore (nei limiti del 15% di ciascun volume o fascicolo di periodico, eccettuate le pagine di pubblicità, ad esclusione delle opere fuori dai cataloghi editoriali e rare in quanto di difficile reperibilità sul mercato), con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di statuivi o treppiedi (ai sensi dell’art. 108, c. 3.1, del D. Lgs. 42/2004).
I documenti da riprodurre dovranno essere manipolati con attenzione, avendo cura di non mettere a rischio il materiale per ottenere immagini di migliore qualità. La riproduzione dovrà essere effettuata nella postazione appositamente individuata all’interno della sala studio, tenendo il proprio dispositivo con entrambe le mani così da evitare il rischio di caduta dello stesso sul materiale; non dovrà essere usata una delle mani per tenere fermi registri o volumi. E’ altresì vietato spostare i documenti da riprodurre all’interno della sala studio per ottenere migliori condizioni di luce. Tutte le attività di riproduzione devono essere effettuate sotto la vigilanza del personale di Sala, uno studioso alla volta.
Gli utenti possono richiedere la riproduzione dei documenti avvalendosi anche del servizio Riproduzioni dell’Istituto. In caso di riproduzioni effettuate senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale è previsto unicamente il pagamento della tariffa a titolo di rimborso spese.
Nel caso di immagini acquisite per usi diversi da quelli personali o di studio e non richiesti da soggetti pubblici per finalità di valorizzazione, oltre al pagamento delle eventuali spese sostenute dall'Ufficio, l'utente è tenuto al pagamento dei relativi diritti così come stabilito nel tariffario dell'Istituto ai sensi del D.M. 161 del 11/04/2023. Le domande di riproduzione di documenti per tali usi sono soggette all’imposta di bollo.
Normativa:
- Regio Decreto 2 ottobre 1911, n. 1163, che approva il regolamento per gli archivi di Stato;
- D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82;
- Decreto ministeriale 08/04/1994;
- D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, nuovo Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio;
- Lettera circolare della Direzione Generale Archivi n. 21 del 17/06/2005;
- L. 4 agosto 2017, n. 124 “Legge annuale per il mercato e la concorrenza”, con riferimento a D.Lgs.22 gennaio 2004, art. 108, cc. 3 e 3-bis;
- Circolari della Direzione generale Archivi n. 33/2017 e n. 39/2017;
- DM 108 del 21/03/2024 - “Linee guida per la determinazione degli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per la concessione d’uso dei beni in consegna agli istituti e luoghi della cultura del Ministero della cultura”;
- Determina n. 7 del 08/04/2024 - Approvazione del Regolamento per la determinazione dei canoni di concessione in uso degli spazi e dei corrispettivi di riproduzione dei beni culturali conservati dall’Archivio di Stato di Frosinone;
- Regolamento per la determinazione dei canoni di concessione in uso degli spazi e/o dei corrispettivi di riproduzione dei beni culturali conservati dall’Archivio di Stato di Frosinone
